Đây là một chủ đề đang được rất nhiều bạn kế toán quan tâm và nóng lên hàng ngày do thời hạn cuối cùng chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã đến gần. Tuy nhiên theo ghi nhận của chúng tôi thì nhiều bạn vẫn chưa hiểu kỹ về cơ chế kết nối giữa Phần mềm kế toán (PMKT) với HĐĐT, hay việc kết nối có bắt buộc không? Và giá cả của module này như thế nào? Để hiểu rõ hơn chúng ta sẽ cùng phân tích một số nội dung sau đây:

📣CHƯA CÓ LUẬT NÀO BẮT BUỘC PMKT CỦA BẠN PHẢI KẾT NỐI VỚI HĐĐT

Một số bạn lo lắng rằng khi dùng HĐĐT thì bắt buộc phải kết nối với PMKT. Điều này hoàn toàn sai, vì HĐĐT là hệ thống độc lập, bạn có thể dùng nó quản lý hóa đơn (xuất, hủy, thay thế, điều chỉnh,…) mà không cần PMKT. Một số chi cục có yêu cầu bắt buộc việc PMKT phải kết nối với hệ thống HĐĐT theo chúng tôi là không đúng (bạn nào thấy nhận đinh này sai xin trích dẫn luật giúp để cả nhà cùng nắm).

📣HIỆN TRẠNG VIỆC KẾT NỐI GIỮA PMKT VÀ HĐĐT ĐANG DIỄN RA NHƯ THẾ NÀO?

Chúng tôi chia làm 02 hình thức kết nối như sau:

1. Nhà cung cấp PMKT cũng là nhà cung cấp HĐĐT

Với trường hợp này (không nhiều) PMKT được kết nối luôn đến HĐĐT của đơn vị đó, điển hình như PMKT Misa sẽ tích hợp sẵn HĐĐT Me-Invoice (chính là HĐĐT của Misa). Đặc điểm của hình thức này là tính tương thích cao, trên PMKT có thao tác đầy đủ các chức năng trên hệ thống HĐĐT như phát hành, ký, hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn,…

2. Nhà cung cấp PMKT không cung cấp HĐĐT

Với trường hợp này nhà cung cấp PMKT sẽ viết thêm Module kết nối giữa PMKT của họ với hệ thống HĐĐT mà bạn đang sử dụng. Ví dụ trường hợp này có thể kể đến như BRAVO có Module kết nối tới HĐĐT của VNPT. Như vậy vì nhà cung cấp PMKT không cung cấp HĐĐT nên với hình thức này thường sẽ giới hạn việc giao tiếp giữa 02 hệ thống (tính tương thích không cao bằng trường hợp 1). Module HĐĐT trên PMKT của dạng này thường chỉ cho phép phát hành (xuất hóa đơn điện tử) và ký, còn lại các chức năng như Hủy, thay thế, điều chỉnh thì vẫn phải làm trên hệ thống online của HĐĐT.

📣GIÁ CẢ CỦA MODULE NÀY NHƯ NÀO?

Việc phân loại như trên cũng là yếu tố ảnh hưởng tới giá cả của việc kết nối PMKT tới HĐĐT.

- Ở trường hợp thứ nhất vì vừa là nhà cung cấp PMKT lại cũng là nhà cung cấp HĐĐT nên module này sẽ rất rẻ có khi là miễn phí. Nhà cung cấp này sẽ hướng đến lợi nhuận từ thu phí sử dụng HĐĐT nên việc kết nối tới chính PMKT của họ chỉ coi như một dịch vụ gia tăng cho khách hàng.

- Trường hợp thứ hai sẽ phức tạp hơn, nhà cung cấp PMKT sẽ phải làm việc với nhà cung cấp HĐĐT mà bạn cần tích hợp để viết riêng cho từng trường hợp cụ thể. Chính vì vậy mà chi phí tăng cao, hiện nay giao động từ 6 triệu đến vài trục triệu cho một lần kết nối.

📣KẾT LUẬN

- Bạn có thể sử dụng HĐĐT ngay dù PMKT của mình chưa tích hợp HĐĐT, thậm chí bạn đang dùng Excel.

- Thực ra lợi ích to lớn nhất của việc kết nối PMKT với HĐĐT là giúp chúng ta không phải nhập 2 lần hóa đơn, vì vậy bạn nên cân nhắc việc tích hợp.

- Nếu chưa có ý định tích hợp PMKT với HĐĐT thì nên chọn nhà cung cấp HĐĐT phổ biến. Vì các nhà cung cấp PMKT sẽ tập trung tích hợp HĐĐT của các đơn vị này trước, đến lúc bạn cần thì yêu cầu bên PMKT giá cả sẽ rẻ hơn.

- Nếu khi mua HĐĐT muốn tích hợp ngay với PMKT thì nên hỏi đơn vị cung cấp PMKT đã tích hợp HĐĐT của đơn vị nào rồi thì mua luôn bên đó. Giá tích hợp chắc chắn sẽ rẻ hơn.