Trong những năm gần đây chúng ta thấy xuất hiện ngày một nhiều những phần mềm kế toán “miễn phí”. Nó có sự tham gia của cả các công ty lâu đời có thương hiệu mạnh cũng như những công ty mới khởi nghiệp. Tuy nhiên phần nhiều trong số đó, mục đích ra bản miễn phí là để tăng độ phủ của thương hiệu chứ còn gần như “không thể sử dụng”. Các sản phẩm này thường giới hạn đủ thứ, cộng thêm không có chính sách hướng dẫn, hỗ trợ cụ thể (khi dùng miễn phí), dẫn đến việc kế toán như chúng ta dùng những sản phẩm dạng này chỉ như ngắm mấy cô nàng bốc lửa trên các tờ tạp chí (có đẹp, có xinh và rất long lanh, nhưng lại chẳng sờ mó, tương tác gì được).

Tuy nhiên không phải tất cả đều như vậy, tôi nhận thấy rằng vẫn có một số phần mềm kế toán miễn phí thực sự có ích. Kế toán hoàn toàn có thể khai thác và sử dụng cho công việc của mình một cách hiệu quả, và nói không quá thì những sản phẩm này có khi còn tốt hơn cả các phần mềm mất phí. Dưới đây là 5 yếu tố mà bạn cần xem xét để có thể lựa chọn được một phần mềm kế toán miễn phí hữu ích.

- CHÍNH SÁCH MIỄN PHÍ: Nên chọn phần mềm nào có chính sách miễn phí rõ ràng, lộ trình thu phí cụ thể sau thời gian miễn phí. Nếu phần mềm không giới hạn bất kỳ chức năng, chứng từ, tên doanh nghiệp, số đơn vị làm việc… thì càng tốt. Vì khi đó bạn có thể trải nghiệm tối đa phần mềm trước khi quyết định bỏ tiền ra sử dụng.

- CHÍNH SÁCH GIÁ: Chính sách giá rõ ràng khi hết thời gian miễn phí, hoặc khi quy mô công việc của bạn tăng lên thì giá sẽ như thế nào. Rất nhiều phần mềm bán theo kiểu giới hạn user sử dụng và khi tăng thêm một user thì sẽ phải đóng thêm mức phí bổ sung, hoặc khi mở thêm đơn vị cơ sở, thêm máy trạm thì lại phải đóng một mức phí khác (cái này khá cao). Trong khi đó hàng năm vẫn phải chịu thêm phí bảo hành bảo, bảo trì,… Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới bát cơm của chúng ta những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các bạn kế toán làm dịch vụ, đang cần tiết kiệm tối đa chi phí.

- TĂNG GIÁ TRONG TƯƠNG LAI: Tất nhiên là mức giá cũng có thể tăng trong tương lai (như: phần mềm đó hết thời gian trợ giá, hoặc biến động tỷ giá của thị trường, lạm phát …), mớ rau cũng còn tăng giá nói gì tới một sản phẩm trí tuệ đúng không các bạn? Nhưng bạn hãy suy nghĩ như một nhà đầu tư, đánh giá phần mềm đó có chính sách rõ ràng về giá trong tương lai hay không, mức giá đó có tương xứng với giá trị phần mềm đem lại cho công việc của mình hay không, sử dụng phần mềm đó đem lại cho mình bao nhiêu tiền.

- CẬP NHẬT VÀ CẢI TIẾN: Một phần mềm có xu hướng cải tiến sản phẩm sao cho phù hợp nhất với khách hàng nhưng vẫn đảm bảo chi phí mất đi không chiếm phần lớn giá trị, số tiền mình có được. Ai cũng muốn điều này đúng không ạ.

- DỊCH VỤ HỖ TRỢ: Ngoài ra 4 yếu tố trên thì người hỗ trợ các bạn tiếp cận và xử lý các vấn đề liên quan tới phần mềm có nhiệt tình hay không, ngay cả các bạn đang dùng phần mềm miễn phí. Và trong thời gian bao lâu bạn làm chủ được phần mềm đó, điều này thể hiện hiệu quả của sự nhiệt tình trong quá trình hỗ trợ các bạn. Các bạn có làm chủ được phần mềm công việc của các bạn mới nhanh được đúng không? Giả sử 1 nhân viên của bạn nghỉ, công việc cần chuyển giao thì bạn có thể dễ dàng chuyển giao phần mềm đó cho bạn mới được không, người giỏi cũng nhiều nhưng họ cũng không thể học hết toàn bộ các phần mềm đúng không nào? Chỉ vì không sử dụng được phần mềm mà công ty bạn đang dùng mà bỏ qua một nhân tài, một người nhiệt huyết trong công việc có đáng không?.