LK1. HIỂU VỀ MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN CƠ BẢN

Tính năng: Một phần mềm kế toán cơ bản sẽ cho phép chúng ta lập các chứng từ gốc (thu, chi, báo có, báo nợ, nhập, xuất, …), sau đó kết hợp với các chức năng cuối kỳ như tính giá vốn, kết chuyển để lên hệ thống báo cáo, sổ sách theo quy chuẩn của bộ tài chính (ban hành theo các thông tư hướng dẫn hiện hành như TT200, TT133). Ngoài các tính năng trên thì các tính năng như theo dõi công nợ hạn thanh toán, quản lý đơn hàng, quản trị sản xuất hay kết nối hóa đơn điện tử, kết nối ngân hàng số, … được gọi là các tính năng cao cấp.

Chi phí: Giá cả phụ thuộc vào việc phân loại tính năng ở trên và thường khi mua phần mềm chúng ta sẽ phải trả các loại phí sau: Phí mua sản phần mềm lần đầu (Phần mềm và các tính năng) + Phí đào tạo + Phí bảo trì (hằng năm).

LK2. PHÙ HỢP VỚI QUY MÔ DOANH NGHIỆP

Bạn nên lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Nếu là một công ty vừa thì không nhất thiết phải mua phần mềm ERP này ERP nọ. Quá nhiều tính năng cao cấp chỉ làm cho việc vận hành và áp dụng thêm rối rắm, không hiệu quả. Hay một công ty không nhiều dữ liệu, 1 tháng lãnh đạo mới cần kiểm tra các thông số báo cáo một lần thì cũng không cần phải có tính năng quản trị Online, kết nối đa nền tảng, …

LK3. HIỆU QUẢ TƯƠNG XỨNG GIÁ TRỊ ĐẦU TƯ

Cần đánh giá kỹ lưỡng hiệu quả đem lại khi bạn áp dụng phần mềm kế toán mà mình đang định mua. Nó sẽ đem lại những gì cho công ty: Ví dụ, số liệu báo cáo chính xác hơn, kịp thời hơn, giúp cho việc thu hồi công nợ nhanh hơn. Hay áp dụng phần mềm kế toán công việc sẽ rút ngắn giảm được 2 ví trí kế toán, hay cao cấp hơn áp dụng phần mềm kế toán sẽ có được các báo cáo dạng AI (trí tuệ nhân tạo) có thể dự đoán và đưa ra các lời khuyên, các cảnh báo rủi ro sớm, … Dựa trên những hiệu quả đó bạn cần đánh giá được khoản tiền bỏ ra để đầu tư có tương xứng hay không?

LK4. NÊN CHỌN PHẦN MỀM ĐẶC THÙ

Nếu là mô hình kinh doanh đặc thù thì bạn nên tìm mua những phần mềm kế toán chuyên về lĩnh vực mà mình đang kinh doanh. Ví dụ một siêu thị điện máy thì nên tìm các đơn vị chuyên cung cấp phần mềm kế toán cho siêu thị điện máy. Bởi những công ty này họ đã có nhiều kinh nghiệm giải quyết các bài toán đặc thù mà mô hình kinh doanh của bạn đang gặp phải. Khi bạn mua về sẽ có thể sử dụng luôn và hiệu quả hơn nhiều so với 1 phần mềm mà bây giờ mới khảo sát để viết cho bạn các tính năng đó.

LK5. HỖ TRỢ THẾ NÀO LÀ TỐT?

Chắc chắn rồi đây là một tiêu chí vô cùng quan trọng khi chọn mua phần mềm kế toán. Bạn nên chọn các đơn vị có phản hồi tốt từ cộng đồng kế toán trong công tác hỗ trợ. Ngoài độ nhiệt tình thì kiến thức và khả năng hỗ trợ thành công giao dịch của nhân viên cũng là một yếu tố. Công ty lớn chưa chắc đảm bảo việc hỗ trợ tốt, chúng ta cứ hình dung nếu tháng 3 cần gấp nộp BCTC mà liên lạc điện thoại luôn bận, không có phản hồi thì dù công ty đó có uy tín cũng cần cân nhắc khi lựa chọn. Bởi họ có quá nhiều khách hàng và bạn là một trong số rất rất … nhiều đó.